วิธีส่งไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint เป็น PDF

ตัดขั้นตอนเพิ่มเติมออกเมื่อคุณต้องการส่งไฟล์ Office เป็น PDF

หากคุณต้องการส่งสำเนาไฟล์ Microsoft Office ของคุณเป็น PDF อย่าเสียเวลากับขั้นตอนการส่งออก คุณสามารถส่งอีเมลเป็นไฟล์แนบได้โดยตรงจาก Word, Excel หรือ PowerPoint

จนถึงตอนนี้ คุณอาจสละเวลาในการบันทึกหรือแปลงไฟล์เป็น PDF เปิดโปรแกรมอีเมล เขียนข้อความ และแนบไฟล์ที่แปลงแล้ว แต่คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการเพิ่มเติมสองสามขั้นตอนเหล่านี้ คุณสามารถส่งไฟล์เป็น PDF ได้จากแอปพลิเคชัน

ส่งไฟล์ Office เป็น PDF บน Windows

เมื่อคุณส่งไฟล์จาก Word, Excel หรือ PowerPoint เป็น PDF คุณจะเห็นหน้าต่างสองหน้าต่างที่แตกต่างกันเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับว่าคุณได้บันทึกไฟล์ของคุณไปยัง OneDrive หรือไม่

เริ่มต้นด้วยการเลือกปุ่มแชร์ที่ด้านบนขวาของหน้าต่างแอปพลิเคชัน

หากคุณได้บันทึกไฟล์ลงใน OneDrive คุณจะเห็นหน้าต่างด้านล่าง เลือก "ส่งสำเนา" ที่ด้านล่างของหน้าต่าง และเลือก "PDF" ในกล่องป๊อปอัปเล็กๆ

หากคุณบันทึกไฟล์ไว้ในเครื่องเท่านั้น คุณจะเห็นหน้าต่างด้านล่างแทน เลือก "PDF" ที่ด้านล่างสุดแนบสำเนาแทน คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกไฟล์ลงใน OneDrive ก่อน

ไม่ว่าจะใช้ตัวเลือกใด คุณจะเห็นหน้าต่างเขียนอีเมลเปิดขึ้นพร้อมไฟล์ PDF ที่แนบมาแล้ว ตามค่าเริ่มต้น ชื่อไฟล์จะกลายเป็นบรรทัดเรื่องของอีเมลของคุณ แต่คุณสามารถเปลี่ยนได้หากต้องการ จากนั้นคุณสามารถเพิ่มผู้รับ พิมพ์ข้อความ และส่งระหว่างทางได้

ส่งไฟล์ Office เป็น PDF บน Mac

เช่นเดียวกับใน Windows เมื่อคุณส่งไฟล์ Office เป็น PDF บน Mac คุณจะเห็นสองตัวเลือกที่แตกต่างกันเล็กน้อย

เลือกปุ่มแชร์ที่ด้านบนขวาของหน้าต่างแอปพลิเคชัน

หากคุณบันทึกไฟล์ลงใน OneDrive ให้เลือก "ส่งสำเนา" เพื่อแสดงเมนูป๊อปอัป คลิกเมนูแบบเลื่อนลงถัดจากส่งเป็นและเลือก "PDF" เลือก "ส่งอีเมลเป็นไฟล์แนบ"

หากคุณบันทึกไฟล์ไว้ในเครื่องเท่านั้น คุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปอื่น เลือก "ส่งสำเนา" ที่ด้านล่างของหน้าต่างนั้น

คลิกเมนูแบบเลื่อนลงถัดจากส่งเป็นและเลือก "PDF" เลือก "ส่งอีเมลเป็นไฟล์แนบ"

หน้าต่างเขียนอีเมลจะเปิดขึ้นพร้อมกับแนบไฟล์ PDF ต่างจาก Windows ตรงที่ชื่อไฟล์ไม่ใช่หัวเรื่องตามค่าเริ่มต้น ช่องนี้ยังคงว่างไว้เพื่อให้คุณกรอกข้อมูลด้วยตนเอง กรอกข้อความของคุณให้สมบูรณ์และส่งเมื่อคุณพร้อม

หรือคุณสามารถเลือกปุ่มแชร์สำหรับตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งข้างต้นเพื่อส่ง PDF โดยใช้เมนูแชร์ของ Mac แทนอีเมล

เมื่อคุณต้องการส่งไฟล์ Office ของคุณเป็น PDF ก็ไม่จำเป็นต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมในการทำให้มันเกิดขึ้น ส่งโดยตรงจาก Word, Excel หรือ PowerPoint บน Windows หรือบน Mac