วิธีวงกลมข้อมูลที่ไม่ถูกต้องใน Microsoft Excel

ค้นหาข้อมูลที่ไม่ถูกต้องซึ่งเกินข้อกำหนดของคุณ

คุณสามารถใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Microsoft Excel เพื่อหยุดการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง แต่อาจมีบางครั้งที่การตรวจสอบนั้นไม่ได้ผลตามที่วางแผนไว้ เพื่อช่วยเหลือ คุณสามารถใช้คุณลักษณะ Circle Invalid Data

ด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณอาจมีสูตรในเซลล์หรือมีข้อมูลที่ป้อนลงในเซลล์แล้ว น่าเสียดายที่สถานการณ์ประเภทนี้สามารถข้ามผ่านการตรวจสอบข้อมูลที่คุณต้องการได้เลย หากเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจเกิดขึ้นได้ มาดูวิธีสังเกตโดยให้ Excel วงกลมไว้ให้คุณ

การจัดการข้อผิดพลาดด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เมื่อคุณตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์หรือช่วง คุณสามารถเพิ่มการจัดการข้อผิดพลาดได้ในเวลาเดียวกัน นี่เป็นวิธีที่ดีในการแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าสิ่งที่พวกเขาพยายามป้อนนั้นไม่ถูกต้อง

คุณยังสามารถส่งข้อความเพื่อแจ้งให้ทราบว่าพวกเขา ควร ป้อนอะไร

วงกลมข้อมูลไม่ถูกต้อง

ตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของการตรวจสอบข้อมูลที่ไม่ได้ผลคือเมื่อคุณใช้สูตร คุณอาจต้องการตัวเลข ทศนิยม หรือวันที่เฉพาะ หากผลลัพธ์ของสูตรนั้นเปลี่ยนแปลงและข้อมูลไม่ตรงตามข้อกำหนดอีกต่อไป ข้อมูลนั้นจะได้รับอนุญาต และคุณจะไม่เห็นข้อผิดพลาด

ลองดูตัวอย่าง ที่นี่เรามีสูตรที่เพิ่มค่าในเซลล์ A1 และ A2 และวางผลลัพธ์ไว้ใน A3 เรามีการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเซลล์ A3 เพื่ออนุญาตเฉพาะตัวเลขระหว่าง 10 ถึง 20 เท่านั้น

ในตอนแรก ผลลัพธ์จากสูตรจะสอดคล้องกับข้อกำหนดในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

แต่ถ้าตัวเลขในเซลล์ A1 หรือ A2 เปลี่ยนแปลง ซึ่งส่งผลให้ผลลัพธ์ของสูตรเปลี่ยนแปลง ข้อมูลจะยังได้รับอนุญาตให้อยู่ในเซลล์นั้นแม้ว่าจะไม่ถูกต้องก็ตาม นอกจากนี้ คุณจะไม่เห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด

ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้คุณลักษณะ Circle Invalid Data ได้

ไปที่แท็บข้อมูล เลือกลูกศรดรอปดาวน์การตรวจสอบข้อมูล และเลือก "วงกลมข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง" ในส่วนเครื่องมือข้อมูลของ Ribbon

จากนั้นคุณจะเห็นเซลล์นั้นที่มีการตรวจสอบข้อมูลและข้อมูลที่ไม่ถูกต้องโดยมีวงกลมสีแดงล้อมรอบ

ซึ่งจะทำให้คุณสามารถแก้ไขสิ่งที่จำเป็นได้ จากนั้นวงกลมจะถูกลบออก คุณยังสามารถเลือกการตรวจสอบข้อมูล > ล้างวงกลมการตรวจสอบได้ หากคุณต้องการยอมรับข้อมูล

ตัวอย่างที่สำคัญอีกประการหนึ่งของข้อมูลที่ไม่ถูกต้องคือ หากคุณมีข้อมูลในเซลล์อยู่แล้ว และ จากนั้น ตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ที่นี่ เรามีข้อความในเซลล์ที่ยาวเกิน 10 อักขระ แม้ว่าเราจะตั้งค่าการตรวจสอบให้ยอมรับเฉพาะข้อความที่มีความยาวน้อยกว่า 10 อักขระ แต่การตรวจสอบความถูกต้องจะไม่ตรวจจับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเนื่องจากมีอยู่แล้ว

ในกรณีนี้ การใช้ Circle Invalid Data จะทำงานตามที่คาดไว้

อาจมีกรณีอื่นนอกเหนือจากตัวอย่างเหล่านี้ที่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเข้าไปในเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ตามที่ Microsoft กล่าวไว้ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อคุณคัดลอกและวางข้อมูลลงในเซลล์ ใช้ฟีเจอร์เติม หรือเรียกใช้แมโคร อย่างไรก็ตาม คุณอาจเห็นข้อผิดพลาดที่ทำให้คุณไม่สามารถวางหรือกรอกข้อมูลได้ หรือในบางกรณี การตรวจสอบข้อมูลจะถูกลบออก

...ข้อความตรวจสอบจะไม่ปรากฏขึ้นและสามารถป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้หากคุณป้อนข้อมูลในเซลล์โดยการคัดลอกหรือการเติม หากสูตรในเซลล์คำนวณผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง หรือหากแมโครป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องใน เซลล์

แม้ว่า Circle Invalid Data อาจไม่ทำงานในแต่ละสถานการณ์เพิ่มเติมเหล่านี้ โปรดคำนึงถึงสถานการณ์อื่นๆ เหล่านี้เมื่อคุณตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเป็นครั้งแรก และอย่าลืมใช้ฟีเจอร์ Circle Invalid Data เมื่อทำได้